E-mail neemt heel wat tijd in beslag en kan een behoorlijke stoorzender zijn. Neem je huidige manier van werken eens grondig onder de loep. Hanteer een aantal goede regels en maak duidelijke afspraken met jezelf.
Met deze tips slaag je erin om alles onder controle te houden én tijd te winnen.
Tip 1: Laat je inbox niet open staan
Bepaal zelf wanneer je jouw mails bekijkt. Een goede maatstaf is drie keer per dag twintig minuten. Kies een moment in de voormiddag, na de lunch en voor je naar huis vertrekt.
Bekijk ’s morgens eerst je agenda en je takenlijst. Daarna trek je tijd uit voor je mail.
Sugar tip: Zet e-mail notificaties uit.
Tip 2: Raak elke mail slechts één keer aan
Neem bij elke e-mail een beslissing. Verplaats de mail van je inbox naar je takenlijst, agenda of andere folder. Je maakt je inbox dus helemaal leeg. E-mails die niet interessant zijn, verwijder je onmiddellijk.
Sugar tip: Om een overvolle agenda te vermijden, plan je enkel de zaken in die je ook echt op een bepaalde dag of tijd moet doen. Anders gebruik je de takenlijst.
Tip 3: Werk nooit vanuit je inbox
Bij het zoeken naar een mail word je geconfronteerd met andere mails die ook nog moeten verwerkt worden. Je kunt je zo moeilijker focussen. Het kost je extra tijd en het maakt je minder productief. Bovendien verlies je makkelijker de taken uit het oog die niet in je inbox zitten.
Sugar tip: Met een overzichtelijke agenda en een duidelijke takenlijst kun je direct aan je werk beginnen en win je veel tijd.
Tip 4: Check al je mails
Start met de nieuwste mails en werk zo verder naar de oudste. Klik ze open en beslis dan wat je ermee gaat doen.
Het onderwerp dekt niet altijd de lading. Lees een stukje om de juiste beslissing te kunnen nemen.
Check je mails zelf. Alleen jij weet wat een interessante mail voor jou is.
Sugar tip: Stel een filter in voor mails waarin jij in kopie staat zodat ze rechtstreeks naar een aparte mailmap gaan.
Tip 5: Behandel alle mails die je in twee minuten kunt afhandelen
Als de mail slechts een korte actie of antwoord vraagt, reageer je er direct op. Het kost je meer tijd als je hem moet verslepen en dan nadien nog moet beantwoorden.
Sugar tip: Werk mail per mail. Kom niet in de verleiding om bepaalde mails eerst te behandelen. Het kost je uiteindelijk meer tijd omdat je terug moet scrollen.
Tip 6: Maak een mapje ‘Later/Misschien’
In het mapje ‘Later/Misschien’ bewaar je alle mails die nog van pas komen, maar waarvoor je nu geen tijd hebt. Voorzie één keer per week een slot in je agenda om deze mails verder te behandelen.
Sugar tip: Ban alle e-mail die je niet wilt ontvangen. Schrijf je uit op nieuwsbrieven die je niet meer interessant vindt. Zet social media updates uit.
Tip 7: Maak een mapje ‘Wachten op’
In het mapje ‘Wachten op’ steek je de mails die moeten opgevolgd worden. Zet jezelf in blinde kopie als je de mail met de gevraagde actie verstuurt. Nummer de vragen als je er meerdere hebt.
Trek voor dit mapje wekelijks tijd uit in je agenda.
Sugar tip: Gebruik altijd hetzelfde zinnetje voor mails met een vraag of een taak. Je zou ‘Bij voorbaat dank!’ kunnen gebruiken. Je kunt dan telkens op dit zinnetje zoeken om een overzicht te krijgen van de mails met verzoeken.
Tip 8: Maak een mapje ‘Archief’
Hierin bewaar je alle mails die je wil bewaren. Via de ‘zoekfunctie’ kun je ze heel snel terugvinden.
Sugar tip: Mail alleen als het écht nodig is. Hoe meer mails je verstuurt, hoe meer je er zelf krijgt.
Tip 9: Beperk het aantal mappen
Vaak is het niet duidelijk in welke map een mail thuishoort. Het is ook complexer om de mail terug te vinden. Houd het bij een paar mappen die je helpen bij het leegmaken van je inbox.
Sugar tip: Gebruik het mapje ‘Archief’ om alles op één plaats te bewaren.
Tip 10: Wees duidelijk en to the point
Zorg allereerst voor een samenvattende onderwerpregel. Het onderwerp van je mail moet duidelijk weergeven waarover de mail handelt. Vraag je een actie, vermeld die dan ook direct.
Voor je mail zelf geldt ‘Less is more’. Kom onmiddellijk ter zake en geef dan pas verdere context. Houd het kort en bondig. Zo maak je meer kans dat je mail gelezen wordt.
Sugar tip: Houd het bij één onderwerp per mail. Dit maakt het ook makkelijker om een goede onderwerpregel te bepalen.
Bron: De kleine e-mailtips voor mummies (Arjan Broere)
Vind je dit artikel interessant? Geef het cadeau aan jouw collega’s.
